弊社では、数年前から既存の基幹管理システムの見直しを進め、自社に合うシステムを模索し続けています。生産性の向上や業務の効率化、業務の進捗管理に悩んだ経験からシステム担当者や業務管理者の方へ失敗しないシステム導入の選択・導入方法をご紹介します。
１、思わず使いたくなるシステム
システムを効果的に運用するためには、「社内のメンバーが毎日、自発的に活用する」ことが大前提です。システムの利用目的を明確し、何のためのシステムなのか？どうのような効果を求めているか？また、ストレスなく、自ら自発的に活用できるような使い勝手が求められる。従来の基幹システムは、どうしても事務的な画面周りで、自発的に活用することができておらず、自社の業務に対応できていない、ストレスを与えてしまう仕組みでした。スケジュールの共有やToDoリストなど、毎日目を通します。全社員が使っているコミュニケーション基盤のベースとなるため、その使い勝手は業務に影響を与えます。ちょっとした使い勝手の悪さがストレスとなると自発的に活用できなくなり、気持ちよく働くことができないことになりかねません。
・「便利」と感じる仕組みを選ぶ
気持ちよく働ける環境を生む仕組みとはどういったものか。使用する人にメリットを感じてもらえるかどうかだと考える。例えば、業務日報を入力するためだけに外出先から会社に戻らなければならない。会社に戻らなくても日報が作成できる。また、ストレスによって業務を阻害されることがなく、集中できる環境作りもポイントです。
・進捗が把握できないイライラを避ける。
日々仕事していると、進捗が把握できなことで、上司としてイライラする場面がある。管理職の方は、経験があるのではないでしょうか？商談ごとの進捗状況や売上実績、社内の業務進捗状況を把握し、リアルタイムに指示を出す。会社に戻らずに資料を閲覧できる。システム導入の成否は、使用する人のモチベーションを負うことが大きく、プロジェクトの進捗がいつでもどこからでも把握できる。いわゆる見える化されることがチームの一体感を強めます。
２、自分たちが自発的に行こなっている感
・管理者の思惑だけで導入することは
どんな仕組みでも、他人から無理やり押し付けられる仕組みより自分たちで自発的に取り組める仕組みの方がいい効果を生み出します。部署ごとの違いをそれぞれ取り入れ日常業務に合う運用をしていけるかがカギとなります。
・現場に任せる、管理者の手間を減らせる仕組みが必要
現場の運用ばかりを優先してしまうと、システムの管理者の負担は、増えるばかりです。管理者の負担を軽減しつつ、現場のやる気を盛り立てていける、そのような仕組みを目指しましょう！あくまでも、自分たちで運用しているという意識を忘れずに。
３、導入にあたり管理者が考えておくこと
・どれだけ便利なシステムを導入しても、なかなかIT化が進まないことがあります。
特に経営者自身にその意識がない、苦手意識が強く新しい取り組みを避ける場合は、注意が必要です。
・専門用語は、極力避ける
ITにさほど詳しくない経営層に専門用語を並べても心に響きません。わかりやすい言葉に変換してシステム化することのメリットを伝えましょう。
・独りよがりの導入は、注意
たとえ同じ仕組みでも、日々の業務に適した使い方は、会社ごとに異なります。独りで思い込んではいけません。まず、協力者とともに最適な使い方を模索して周りから使い方、仕様意見を聞くことが必要です。
