社内情報共有の方法として、口頭や紙の書類に記載したオフラインでの情報の共有とグループウェアやチャットなどのオンラインを使った情報共有といったそれぞれ企業に寄って様々だと思います。現代の経営資源は、「ヒト」・「モノ」・「カネ」+「情報」の４つから構成されている。かつては、「ヒト」・「モノ」・「カネ」の３つと言われていましたが、近年は、４つ目の「情報」が今やなくてはならない経営資源の１つとなっています。「情報」が近年重要な経営資源の１つとなった背景には、顧客情報の電子化による分析や活用、働き方の多様化による情報共有の見直し。ICT（Information and Communication Technology）「情報伝達技術」の発展により情報共有のコストが年々下がってきおり、導入しやすくなっていることが挙げられます。

情報共有とは

情報共有とは顧客データや顧客とのやり取り、取引先情報など、社内外のステークホルダーと広域な範囲で業務に関わること全般にまで及ぶのではないでしょうか。口頭での情報共有、紙の書類での情報共有もそれぞれが情報共有の定義となります。

文面での情報共有では、内容が記載されておりより正確に伝えやすいというメリットがある。一方では、文面で相手に伝えるため時間的コストや必ず読んでもらえるとは限らない場合も多い。口頭での情報共有では対面で伝えることができることが多く、よりちょっとしたニュアンスや言い回しさえ気をつければよく、時間的コストかからない。口頭ではその場にいない人とは情報共有ができないため２度、３度と同じ話しをしなければならない。と言ったのデメリットがある。

ICTを用いたオンラインでの情報共有は、インターネット環境とパソコンやデバイスさえあれば口頭で伝えたり、文面で伝える代替のツールが世には多数存在している。ICTによる社内情報共有を活用することで、紙にプリントアウトし部署ごとに配布したり、掲示する手間やコストを軽減できる。また、紙の書類を最低限まで減らすことができる。チャットツールで伝えることで特定の人メンバーだけで情報共有を行ったり、社内外に関係なく情報共有をリアルタイムに行えると言ったメリットがある。

他にもICTによる情報共有としては、文書データの共有があります。文書・書類を共有するクラウドサービスを利用するという方法がある。社内メールで情報共有する場合は送付先に含まれていない人は閲覧する方法がなかったり、必要な情報を素早く見れないといったことがなくなります。

ICTツールを活用

それぞれの社内風土によって、直接口頭で伝える、紙の文面で伝える情報共有がもっとも理にかなっているという企業もまだまだ多く、ICTツールを導入し、活用する敷居が高いということがあると思います。インターネットやスマートフォンと言ったインフラ、端末が普及してきたことで、身近に使用できる環境も整っていることから利便性や効率化を踏まえ、ICTツールを使った情報共有を推進していくことをお勧めします。